Tipps und Tricks, um Belege fürs Steuerbüro richtig vorzubereiten
Belege sammeln
Um die Steuererklärung vorzubereiten, benötigst du eine Vielzahl von Belegen. Zu diesen gehören:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Bescheinigungen über gezahlte Krankenversicherungsbeiträge
- Spendenquittungen
- Belege für Handwerkerleistungen (z.B. für Renovierungen)
- Belege für Bildungsmaßnahmen
- Belege für sonstige Aufwendungen (z.B. Arbeitsmittel, Arbeitszimmer, etc.)
- Belege für Arztkosten, Apotheke, etc.
- Unterlagen für Versicherungen
- Schulgeldbescheinigungen
- Berechnung der Fahrten zum Arbeitsplatz
Besonders wichtig ist natürlich, dass die Belege original sind und alle notwendigen, gesetzlich vorgegebenen Angaben enthalten, wie bspw. das Datum, den Umsatzsteuerbetrag, die Rechnungsadresse, den Leistungszeitraum etc. Jeder Beleg muss vorhanden und eindeutig zuordenbar sein.
Belege richtig aufbewahren
Eine der wichtigsten Regeln bei der Vorbereitung von Belegen ist die ordnungsgemäße Aufbewahrung. Dazu gehört, dass die Belege gut sortiert und beschriftet werden. So kannst du jederzeit schnell und einfach die gewünschten Belege finden. Wir empfehlen dir, die Belege in ordentlichen Aktenordnern aufzubewahren. Am besten legst du dafür einen Ordner pro Jahr an und sortierst die Belege innerhalb des Ordners nach Monaten. Es hat sich außerdem bewährt, den Betrag und das Datum mit einem Text-Marker zu kennzeichnen.
Scanne oder fotografiere die Belege
Eine weitere Möglichkeit, deine Belege ordentlich aufzubewahren, ist das Scannen oder Fotografieren der Belege. So hast du zum einen immer eine digitale Kopie der Belege, musst keine Angst haben, dass sie verloren gehen oder beschädigt werden. Ganz nebenbei sparst du auch anfallende Portokosten. Beachte jedoch, dass die Qualität der digitalen Kopien gut ist und alle wichtigen Angaben erkennbar sind.
Setze Prioritäten
Eine große Herausforderung bei der Vorbereitung der Belege kann sein, dass du schnell den Überblick verlierst und nicht weiß, wo du anfangen sollst. Um dies zu vermeiden, empfehlen wir dir, eine Liste anzufertigen und darauf Prioritäten zu setzen. Du konzentrierst dich zunächst auf die wichtigsten Belege. Dazu gehören zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Belege für Handwerkerleistungen. Sobald diese Belege vorbereitet sind, widmest du dich dem nächsten Punkt und dann immer so weiter.
Bleibe mit deinen Belegen up to date
Sobald du eine Rechnung oder einen anderen für deine Steuererklärung relevanten Beleg bekommen hast, kopierst oder scannst du ihn und legst ihn zu deinen Unterlagen. So kommt nicht der ganze Stress am Jahresende auf einmal auf dich zu. Du kannst permanent an deiner Steuererklärung arbeiten. Gehe mit diesem Bewusstsein einkaufen und überlege immer, was du von der Steuer absetzen kannst. Dann gehen dir auch keine Belege abhanden, an die du dich später gar nicht mehr erinnern kannst.
Notlösung: Eigenbelege
Solltest du wirklich einmal deinen Beleg verlegt haben, bspw. hast du Arbeitsmittel gekauft oder Ausstattung für dein Arbeitszimmer und findest die Rechnung oder den Kassenzettel nicht mehr, kannst du einen Beleg selbst schreiben. Dafür notierst du alle wichtigen Daten auf ein Blatt: Datum, Geschäft, Betrag, Artikel und obendrüber „Eigenbeleg wegen Verlust“.
Nutze Steuer-Software
Eine weitere Möglichkeit, die Vorbereitung von Belegen zu erleichtern, ist die Nutzung von Steuer-Software. Diese Programme erleichtern die Erfassung und Verwaltung von Belegen und ermöglichen es dir, deine Steuererklärung schnell und einfach zu erstellen. Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Steuer-Software. Informiere dich und suche dir einfach die für dich passende aus. Möglicherweise benötigst du dann gar keinen Steuerberater mehr.
Mache dich mit den Regeln vertraut
Bevor du mit der Vorbereitung deiner Belege beginnst, solltest du dich mit den Regeln und Vorschriften vertraut machen. Informiere dich zum Beispiel darüber, welche Belege erforderlich sind und welche Aufwendungen als Werbungskosten oder Sonderausgaben geltend gemacht werden können. So kannst du sicherstellen, dass du alle relevanten Belege zusammenhast und dir keine Steuerersparnisse entgehen. Zu diesem Zweck kannst du hier in unserem Blog-Artikel-Bereich stöbern oder dir viele Tipps und Tricks der Profis auf unserer Fachbuch-Domain abschauen.
Fazit
In diesem Artikel haben wir dir einige Tipps gegeben, wie du deine Belege fürs Steuerbüro am besten vorbereitest. Wichtig ist, dass du diese ordentlich aufbewahrst und am besten immer sofort die Belege abheftest oder scannst, wenn du sie bekommst. Dann musst du nicht alles auf einmal vorbereiten. Wenn du unsere Empfehlungen ein paar Mal umgesetzt hast, wird dir das Vorbereiten der Steuererklärung immer leichter fallen.