Die Umsatzsteuervoranmeldung
Definition
Die Umsatzsteuer ist eine Verkehrssteuer, die sowohl von Privatpersonen als auch von Selbstständigen und Freiberuflern gezahlt werden muss. Während sich für die Privatperson die Zahlung der Rechnung inklusive der Umsatzsteuer mit dem Begleichen erledigt hat, ist der Unternehmer zur weiteren Veranlassung von Umsatzsteuererklärungen verantwortlich. Hierfür berechnet er je nach Veranlagungszeitraum regelmäßig die angefallene Steuerlast oder ggf. den aufgelaufenen Steuererstattungsbetrag.
Vorsteuer vs. Umsatzsteuer
Bei einer Ausgabe, die der Unternehmer tätigt, zahlt er die sogenannte Vorsteuer. Diese steht auf jedem Beleg – heißt, jedem Kassenbon oder jeder Rechnung – als ausgewiesene Umsatzsteuer. Umsatzsteuer ist also Vorsteuer, sobald es für den Unternehmer eine Ausgabe ist.
Nimmt der Unternehmer dagegen Umsatz ein, erhält er vom Käufer die Umsatzsteuer. Vorsteuer bekommt der Unternehmer vom Finanzamt zurückerstattet. Umsatzsteuer hat der Unternehmer ans Finanzamt zu zahlen. Für den Umsatzsteuermeldezeitraum gilt somit: Umsatzsteuer abzüglich der Vorsteuer ergibt die Umsatzsteuerlast oder ggf. den Umsatzsteuererstattungsbetrag.
Abgabezeitraum
Das zuständige Finanzamt bestimmt, ob die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich zu erfolgen hat. Lag die Umsatzsteuerlast bei weniger als 1000 € im Vorjahr, braucht der Unternehmer nur eine Umsatzsteuerjahreserklärung am Ende des Jahres einzureichen. Die monatliche oder vierteljährliche Abgabe entfällt in diesem Fall. Lag die Umsatzsteuerlast des Vorjahres zwischen 1.000 – 7.500 €, ist der Meldezeitraum vierteljährlich. Bei einer vorjährlichen Umsatzsteuerlast von über 7.500 € hat der Unternehmer die Umsatzsteuer monatlich zu melden. Eine Ausnahme bilden neu gegründete Unternehmen. Diese müssen in den ersten beiden Geschäftsjahren ihre Umsatzsteuer immer monatlich melden.
Egal, ob der Zeitraum monatlich oder vierteljährlich vereinbart wurde, Abgabedatum ist immer der 10. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums.
Kleinunternehmerregelung
Kleinunternehmer mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 22.000 € und einem prognostizierten Umsatz im laufenden Geschäftsjahr von bis zu 50.000 € fallen unter die Kleinunternehmerregelung. In diesem Fall wird auf den Ausweis und die Abführung der Umsatzsteuer verzichtet.
Unternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, müssen dies auf jeder Rechnung vermerken und dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern nur Nettobeträge aufführen. Ab dem Zeitpunkt, ab dem ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist, ist er zur Meldung und Abführung ans Finanzamt verpflichtet.
Wenn der Unternehmer trotz niedrigerer Umsätze auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist er für fünf Jahre zur Umsatzsteuerabgabe verpflichtet.
Wenn der prognostizierte Umsatz eines Existenzgründers von vornherein 22.000 € Umsatz überschreitet, ist die Kleinunternehmerregelung nicht anwendbar.
Abgabeform
Der steuerpflichtige Unternehmer hat die Umsatzsteuermeldung selbst durchzuführen und die Zahllast fristgerecht zu veranlassen. Die Abgabe dieser Erklärung erfolgt elektronisch über das Online-Portal ELSTER. Für dieses muss sich der Unternehmer rechtzeitig registrieren lassen. Postalisch erhält er einen Authentifizierungscode, mit dem er sich immer wieder neu anmelden muss, ähnlich wie beim Online-Banking. Seit 2013 erfolgt die Übermittlung ans Finanzamt zwingend elektronisch. Nur in absoluten Härtefällen kann die Erklärung weiterhin in Papierform erfolgen.
Umgang
So aufwändig es scheint, ist eine ordentliche Belegsammlung, Datierung und Archivierung aller Einnahmen und Ausgaben am einfachsten und zielführendsten. Je nach monatlicher oder vierteljährlicher Abgabe werden die Belege nach Datum sortiert und dann in Aufwand und Ertrag kategorisiert. Aus der Differenz der Einnahmen und Ausgaben im Meldezeitraum lässt sich die Zahllast oder ein Erstattungsbetrag ablesen. Sind die Ausgaben und damit die Vorsteuerzahlung höher als die Einnahmen, verbunden mit der Umsatzsteuer-Vereinnahmung, kommt es zu einer Steuererstattung. Sind die Einnahmen und damit die Umsatzsteuer-Vereinnahmung höher als die Ausgaben, verbunden mit der Vorsteuerzahlung, kommt es zu einer Umsatzsteuerlast.
Steuerspartipps
So viele Sparmöglichkeiten gibt es leider nicht. Unabdingbar ist jedoch, dass alle Belege akribisch gesammelt und aufgehoben werden. Jede Ausgabe mindert die Einnahmen und senkt von daher die Umsatzsteuerlast. Beim Einkauf im Supermarkt bietet es sich an, die Artikel, die für die Selbstständigkeit oder Freiberuflichkeit genutzt werden, wie bspw. Büromaterial, Putzmittel, Getränke für den Kundenverkehr oder auch Deko für den Empfangsbereich, auf einem gesonderten Kassenzettel abrechnen zu lassen. Bei Geschäftsessen ist es wichtig, sich einen Bewirtungsbeleg vom Gastronomen ausdrucken zu lassen. Egal, um welche Ausgabe es sich handelt, ist es hilfreich, immer gleich oben auf dem Beleg zu vermerken, wofür genau der Einkauf getätigt wurde, da dies Wochen später nicht mehr so leicht zu rekonstruieren ist.
Als unterstützender Tipp hat sich das Einrichten eines separaten Kontos bewährt, auf welches tatsächlich nur die Umsatzsteuerbeträge überwiesen werden, solange es sich um eine Zahllast handelt. Dadurch umgeht der Unternehmer das Risiko, alle Einnahmen inklusive der Umsatzsteuer auszugeben und beim Entstehen der Zahlpflicht nicht mehr genügend finanzielle Mittel zur Verfügung bereitzuhaben, um seiner Verpflichtung nachzukommen.
Fazit
Der Unternehmer ist verpflichtet, eine Umsatzsteuererklärung zu erstellen, außer seine vorjährliche Umsatzsteuerlast lag unter 1.000 € oder er macht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch. Der Meldezeitraum richtet sich nach der Höhe der Vorjahreslast. Mit einer Selbstständigkeit steht der Unternehmer in einer Bringschuld. Dies gilt für die Meldung des Gewerbes sowie der Umsatzsteuer und deren Abführung. Die Meldung erfolgt über das Online-Portal ELSTER.
Steuersparmöglichkeiten ergeben sich nur durch die ordentliche Sammlung aller Belege. Alle mit der Unternehmertätigkeit verbundenen Ausgaben senken die Einnahmen, wodurch die Umsatzsteuerlast gesenkt wird.